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dimanche 26 juin 2022
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Pourquoi utiliser un logiciel GED ?

La gestion électronique des documents ou la GED ( Electronic Document Management en anglais) est un procédé informatique qui prend en charge toute la gestion numérique des documents au sein d’une entreprise de la conception du document, du stockage à l’archivage. C’est un système qui contribue à la transformation digitale des entreprises et présente de nombreux avantages, notamment la réduction des coûts et l’amélioration de la productivité. Quels sont les meilleurs logiciels GED ? Comment fonctionne un logiciel GED ?

Pourquoi utiliser un logiciel GED ?

Aujourd’hui, de nombreux logiciels ont permis de numériser et de faciliter diverses tâches et de simplifier divers processus dans l’entreprise. En effet, la création de ces logiciels est assurée par d’autres logiciels qu’on appelle logiciels de programmation, ces derniers utilisent des langages de programmation pour créer des logiciels en cours de développement.

Pourquoi utiliser un logiciel GED ?

La gestion électronique des documents GED est un élément clé de la transformation numérique de l’entreprise, numériser les documents permet à l’entreprise d’être plus efficace. La GED permet d’économiser du temps, de l’énergie et d’améliorer la productivité, son adoption dans l’entreprise présente beaucoup d’avantages :

  • Numériser les documents papier et simplifier les échanges entre les collaborateurs.
  • Contrôler la production et la diffusion des documents dans l’entreprise.
  • Contrôler la circulation des documents.
  • Faciliter l’accès aux documents pour tous les collaborateurs.
  • Simplifier la classification des documents.
  • Partager les contenus dans un environnement sécurisé.
  • Réduire les coûts de traitement, la numérisation des documents supprime les coûts d’impression et les frais du papier.

Il existe d’autres logiciels qui ont contribué à la transformation numérique de l’entreprise notamment le logiciel ebp compta, ce dernier a permis l’automatisation de la comptabilité, il assure la synchronisation des comptes bancaires, la facturation électronique, etc.

Comment fonctionne les logiciels GED ?

Comment fonctionne les logiciels GED ?

Les logiciels GED sont des logiciels informatiques disponibles via un serveur local dédié ou en mode Saas (Software as a Service) c’est-à-dire, s’abonner au logiciel à distance sans l’acquérir ou l’installer. Les logiciels GED permettent à tous les collaborateurs de l’entreprise d’avoir accès aux documents facilement en fonction des règles définies par l’entreprise et ils répondent à toutes les problématiques de gestion des documents. Un logiciel de gestion électronique des documents propose nombreuses fonctionnalités notamment la sauvegarde et le stockage des documents, indexation des documents, modification ou suppression définitive d’un document, recherche en full-texte ou texte intégral et diffusion des documents. Le processus de gestion électronique des documents comporte différentes étapes y compris :

  • Numérisation de documents : le document doit être converti en un document numérique à l’aide d’un logiciel OCR (Optical Character Recognition).
  • Traitement : les documents numériques doivent être traités, c’est-à-dire classés, référencés et indexés pour mieux les identifier.
  • Le stockage : après le traitement, les documents doivent être stockés, le stockage est entièrement sécurisé.
  • La diffusion : les documents doivent être faciles d’accès. Il est primordial d’établir des droits d’accès et de modification.

L’adoption d’une gestion électronique des documents au sein de l’entreprise passe par plusieurs étapes, d’abord une bonne identification des besoins pour l’établissement d’un cahier des charges précis. Ensuite le choix de la solution adaptée aux besoins parmi les différents prestataires disponibles sur le marché. Enfin, la mise en œuvre de la solution notamment l’installation du logiciel de gestion. Il est important de former les collaborateurs à l’utilisation du logiciel GED pour leur permettre de l’utiliser facilement et d’une manière efficace.

Les meilleurs logiciels GED

Il existe beaucoup et différents logiciels GED y compris Outmind, Zeendoc, Nuxeo Platform, DocuWare, Zoho Docs, Jalios Document System, etc.

Outmind est une base de connaissances caractérisée par une mise en place très simple, elle se connecte aux outils déjà existants (Dropbox, emails, serveurs, Sharepoint, Teams, etc.) et permet de gérer les données d’une manière efficace et garantit un accès rapide à l’information. Zeendoc est un logiciel basé sur le cloud, il est utilisé par les PME pour la gestion de factures, la numérisation et l’archivage des documents.

Nuxeo Platform est un logiciel GED qui assure une intelligente gestion de contenu, il enrichit l’expérience client et aide à améliorer la prise de décision. IBM Datacap est un logiciel GED très intelligent, avec un traitement automatique d’apprentissage et d’analyse de textes, il simplifie la reconnaissance et la classification des contenus des documents sans aucune intervention humaine.

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